A importância de guardar e organizar documentos eletrônicos

Tendo a fundamentação da legislação, a guarda dos documentos eletrônicos vai muito além da NF-e (modelo 55, SINIEF 07/05).

Adão Lopes

Aumenta, no mercado, a quantidade de artigos e ofertas de armazenamento de documentos eletrônicos, em sua maioria Notas Fiscais Eletrônicas (NF-e). Porém grande parte delas é superficial, com dados errôneos e, pasmem, não informando corretamente todos os documentos que precisam ser guardados e entregues ao fisco quando solicitados. Isso é preocupante, pois a desinformação que circula pode representar penalidades e multas muito severas, além do risco de prisão do empresário.

A legislação dita que para regulamentação dos documentos eletrônicos existem os Ajustes SINIEF, como afirmam os termos do artigo 100, inciso IV, do Código Tributário Nacional, onde os convênios que entre si celebram a União, os Estados, o Distrito Federal e os Municípios, são normas complementares das leis, dos tratados e das convenções internacionais e decretos. Uma vez firmado um Convênio e Ajuste SINIEF entre dois ou mais Estados ou DF (Distrito Federal), o mesmo deverá ser ratificado (ou não) pelas respectivas Assembleias Estaduais. Só após aprovados legislativamente, os convênios passam a ter eficácia, pois é o Poder Legislativo de cada Estado e do Distrito Federal que, ratificando o Convênio, o estabelecem como válido. O mesmo se aplica aos municípios.

Tendo a fundamentação da legislação, a guarda dos documentos eletrônicos vai muito além da NF-e (modelo 55, SINIEF 07/05), ela também se aplica aos outros documentos como, por exemplo, o CT-e (SINIEF 09/07), MDF-e (SINIEF 21/10), NFC-e, CC-e, além da NFS-e que depende da legislação de cada município.

Outra lei importante que não poderia deixar de mencionar é a de número 8.137 de 27.12.1990 do Código Tributário Nacional, onde estabelece crimes contra a ordem Tributária e podem render uma pena de dois a cinco anos de reclusão, mais a aplicação de multa, em seu artigo I (primeiro) que diz: "Constitui crime contra a ordem tributária (…) negar ou deixar de fornecer, quando obrigatório, nota fiscal ou documento equivalente, relativa a venda de mercadoria ou prestação de serviço, efetivamente realizada, ou fornecê-la em desacordo com a legislação.". Por isso é imprescindível alertar e informar os contribuintes que precisam guardar seus documentos eletrônicos corretamente.

O empresário tem de ter em mente três premissas base antes de guardar qualquer um desses documentos:

·  Verifique a assinatura digital do documento.

·  Confira a autenticidade do documento junto ao SEFAZ emissor.

·  Averigue a existência da autorização de uso junto ao documento.

As ferramentas que somente guardam os documentos, ou que somente validam no momento do registro da operação e não acompanha seus eventos, são passíveis de erros e gera passivo fiscal às organizações. Ainda precisamos acrescentar mais um item importante na gestão dos documentos eletrônicos, que é a manifestação do destinatário (MD-e Ajuste SINIEF 05/12), que aumenta sua obrigatoriedade para todo o setor de bebidas e cigarros agora no meio deste ano.

A obrigatoriedade de guardar os documentos eletrônicos vai muito além da simples guarda de documentos, é preciso estar alinhado com suas relações legais prevenindo possíveis dores de cabeça.

Link: http://contabilidadenatv.blogspot.com.br/2015/05/a-importancia-de-guardar-e-organizar.html

Fonte: Contabilidade na TV

As matérias aqui apresentadas são retiradas da fonte acima citada, cabendo a ela o crédito pela mesma.

CUPOM FISCAL E NOTA FISCAL DE VENDA A CONSUMIDOR – ALTERAÇÕES

Foi alterado o Regulamento do ICMS/SP, para dispor sobre a vedação da emissão da nota fiscal de venda a consumidor, modelo 2 e do cupom fiscal nas operações com valores acima de R$ 10.000,00 e nas operações com veículos sujeitos a licenciamento por órgão oficial, hipóteses em que deverá ser emitida Nota Fiscal Eletrônica – NF-e, Nota Fiscal, modelo 1 ou 1-A, se o contribuinte não for obrigado à NF-e.

CUPOM FISCAL ELETRÔNICO – SAT (CF-e-SAT) – OBRIGATORIEDADE DE USO
O projeto SAT-CF-e (Sistema Autenticador e Transmissor de Cupons Fiscais Eletrônicos) tem por objetivo documentar, de forma eletrônica, as operações comerciais do varejo, dos contribuintes do Estado de São Paulo, em substituição aos atuais equipamentos ECF (Emissor de Cupom Fiscal).

Para isso, cria:
Um novo modelo de documento fiscal eletrônico, o Cupom Fiscal Eletrônico – SAT (CF-e-SAT), aderente ao modelo da Nota Fiscal Eletrônica (NF-e);
Um novo padrão de equipamento de baixo custo, o SAT, para gerar, autenticar com validade jurídica e transmitir, via internet, os CF-e-SAT emitidos pelos estabelecimentos comerciais.

As principais regras de obrigatoriedade de emissão do CF-e-SAT são:

Em substituição ao Cupom Fiscal emitido por ECF:
-para novos estabelecimentos inscritos no Cadastro de Contribuintes do ICMS a partir de 01/07/2015, desde a data da inscrição;
-para estabelecimentos que estiverem inscritos no Cadastro de Contribuinte do ICMS até 30/06/2015, a partir de 01/07/2015

Não será concedida nova autorização de uso de ECF, exceto:
-quando se tratar de ECF transferido de outro estabelecimento paulista pertencente ao mesmo contribuinte;
-tratando-se de estabelecimento paulista pertencente a empresa resultante de incorporação, fusão ou cisão.
O equipamento ECF que complete 5 anos ou mais da data da primeira lacração (indicada no Atestado de Intervenção), deverá ter seu uso cessado e substituído por SAT.
Poderão ser utilizados os dois tipos de equipamento no mesmo estabelecimento, até que todos os equipamentos ECF venham a ser substituídos por SAT.

Em substituição à Nota Fiscal de Venda a Consumidor, modelo 2:
-a partir de 01/01/2016, para os contribuintes que auferirem receita bruta maior ou igual a R$ 100.000,00 no ano de 2015;

-a partir de 01/01/2017, para os contribuintes que auferirem receita bruta maior ou igual a R$ 80.000,00 no ano de 2016;

-a partir de 01/01/2018, para os contribuintes que auferirem receita bruta maior ou igual a R$ 60.000,00 no ano de 2017.

Decorrido o prazo indicado no ítem anterior, a partir do primeiro dia do ano subsequente àquele em que o contribuinte auferir receita bruta superior a R$ 60.000,00.

O contribuinte, uma vez obrigado a emitir CF-e-SAT, terá a obrigatoriedade mantida, mesmo que em anos subsequentes, venha a auferir receita bruta menor àquela que determinou a imposição de tal obrigação, exceto se vier a tornar-se Microempreendedor Individual-MEI.

Maiores informações e as regras completas de obrigatoriedade do CF-e-SAT por meio do equipamento SAT podem ser consultadas na Portaria CAT 147 de 05/11/2012.

Fonte: Boletim Pratica Contábil

informativo@praticacontabil.com.br

Receita define regras para empresa de informática que optar pelo Simples

30 abr 2015 - Simples Nacional

Até 31 de dezembro de 2014, as atividades de suporte técnico em informática, manutenção em tecnologia da informação, tratamento de dados e provedores de serviços de aplicação, não podiam optar pelo Simples Nacional. Neste caso, elas deveriam ser tributadas pelo lucro presumido ou pelo lucro real, cuja carga tributária é maior do que as do sistema do Simples Nacional.

Em 1º de janeiro de 2015 este impedimento deixou de existir. No entanto, o setor de informática possui algumas características muito particulares, o que gerava dúvidas com relação à tributação das diversas atividades que fazem parte desse segmento.   Com objetivo de esclarecer esses pontos, a Receita Federal publicou no Diário Oficial da última terça-feira (28) a Solução Consulta Cosit nº 86, que definiu em quais faixas de tributação se enquadram essas atividades.   Essa divisão se faz necessária porque o Simples Nacional possui seis Anexos. Cada um refere-se a um ramo de atividade dentro de cada segmento.

A tributação aumenta à medida que partimos do anexo I ao VI.   Com relação às empresas do setor de informática, o Fisco determinou a seguinte divisão:   • atividades de reparação e manutenção de computadores e equipamentos periféricos podem optar pelo Simples Nacional e são tributadas pelo Anexo III;

• desenvolvimento e licenciamento de programas de computador, serviços de hospedagem na internet, planejamento, confecção, manutenção e atualização de páginas eletrônicas também podem optar pelo Simples Nacional, porém, são tributadas pelo Anexo V;

• suporte técnico em informática, manutenção em tecnologia da informação, tratamento de dados e provedores de serviços de aplicação, deverão ser tributadas pelo Anexo VI.

Fonte UOL – Legis Web